Avis d'appel d'offres - Gala culturel couplé au 20e anniversaire

Dans le cadre de la célébration du Gala culturel couplé au 20e anniversaire de l’ARROCQ, prévu le 27 décembre 2025 à Québec, l’Amicale des Ressortissantes et des Ressortissants de l’Ouest du Cameroun à Québec (ARROCQ) lance un appel d’offres public afin de sélectionner des fournisseurs qualifiés pour la réalisation et le succès de cet événement d’envergure visant à rassembler plus de 300 invités.

Accès au contenu de l'appel d'offres (La date a été prolongée)

L’accès au dossier d’appel d’offres est subordonné à l’achat en ligne, via le site web de l’ARROCQ, moyennant le paiement d’un montant de 25 $. Chaque soumissionnaire doit joindre à sa soumission le reçu attestant de ce paiement. L’ensemble des exigences relatives à la qualification des fournisseurs ainsi qu’à la conformité des offres est détaillé dans le dossier d’appel d’offres. 

L’appel d’offres est structuré en six lots spécialisés :

• Lot 1 : Photographie événementielle
• Lot 2 : Animation, sonorisation et éclairage d’ambiance festif
• Lot 3 : Imprésario
• Lot 4 : Décoration 
• Lot 5 : Traiteur
• Lot 6 : Fourniture des ustensiles

• Lot 7 :  Gâteau d’anniversaire

Chaque fournisseur peut soumissionner pour un ou plusieurs lots selon ses compétences et domaines d’expertise. Après l’attribution des lots, les fournisseurs pourront s’organiser en groupements pour assurer une réalisation conjointe, à la satisfaction de l’ARROCQ. Toutefois, aucune sous-traitance ne sera autorisée sans l’approbation formelle et préalable de l’ARROCQ.

Bien que l’association s’inscrive dans une logique d’économie communautaire, l’appel d’offres est ouvert à tous les fournisseurs qualifiés, quels que soient leur provenance et leur secteur. Tous sont invités à répondre en envoyant leur soumission conforme aux instructions inscrites dans le document officiel.
 

Échéancier officiel

Étape	Date
Publication de l’appel d’offres	30 août 2025
Date limite de dépôt des soumissions	17 octobre 2025 à 23h59
Date d'ouverture des soumissions	25 octobre 2025 en assemblée générale
Dates de visite de la salle obligatoire	8 et 10 septembre 2025 de 16h30 à 17h00 ET 15 et 22 octobre 2025 de 16h30 à 17h00

Représentant de l’ARROCQ

Afin d’assurer l’uniformité d’interprétation des documents d’appel d’offres et de faciliter l’échange d’information, l’ARROCQ désigne : Andree Marielle KAPTCHOUANG, Comité de la gestion contractuelle.

Toutes les communications, questions ou demandes relatives aux documents d’appel d’offres doivent être transmises exclusivement par courriel à : approvionnements@arrocq.org

Un message électronique vous sera transmis dans un délai de 24h après votre achats. Quatre (04) pièces jointes seront ajoutés à cette communication notamment :

• Le dossier d'appel offres 
• Le reçu de votre payement (à joindre dans votre soumission)
• Les annexes à l'appel d'offres. 
• Les addendas

Vous devez prendre connaissance du contenu de l'appel d'offres et de préparer votre soumission en conséquence.

L'ARROCQ remercie d’avance tous les soumissionnaires pour leur professionnalisme et leur engagement, et compte sur leurs propositions pour contribuer au rayonnement de ce gala exceptionnel.